Comment grouper les jours en semaine avec un tableau croisé dynamique ?

Dans le cadre d’un reporting, il peut être utile de consolider des données exprimées en jours en semaines. Cela permet de prendre du recul et de lisser l’évolution afin de mieux cerner la tendance. Pour certains reporting, cette étape de consolidation est nécessaire puisqu’il est conseillé de commencer par une vue « générale » avant de rentrer dans les détails (principe de l’entonnoir).

Nous allons voir comment faire cette consolidation avec Excel et les tableaux croisés dynamiques. Différentes astuces sont à connaitre.

Comment faire une consolidation de données ?

Avec les données suivantes exprimées jour par jour, il est difficile de cerner facilement la tendance.

Pour grouper ces données en semaine, il faut alors sélectionner une celulle de la colonne des dates, puis aller dans les « Outils du tableau croisé dynamique » > « Options » et choisir « Grouper la sélection ».

Une fenêtre s’ouvre alors pour configurer la consolidation. Excel ayant détecté qu’il s’agit de dates, il propose alors des consolidations correspondantes (jours, mois, années, etc). Comme on souhaite grouper les jours en semaines, on va renseigner qu’on souhaite avoir des groupes de 7 jours.

A noter que les dates de début et de fin sont par défaut celles de la table des données, mais il est possible de les renseigner manuellement si on souhaite par exemple faire des semaines qui commencent à partir d’un dimanche.

Les données sont alors recalculées automatiquement pour faire un tableau avec l’evolution par semaine (tous les 7 jours). Et il est plus facile de visualiser la tendance (moins de points de variations).

Trier les semaines

Les semaines restent normalement dans un ordre chronologique croissant (du plus ancien au plus récent). Si besoin cet ordre peut être changé via l’option de tri ou manuellement en glissant-déposant les cellules des semaines. A noter que pour réinitialiser les tris effectués, il est parfois plus pratique de réinitialiser le tableau croisé dynamique entier.

Consolider des ratios

Lorsqu’on consolide des données, il faut prêter attention aux ratios afin de s’assurer que le calcul du ratio sera correctement effectué. Le ratio étant la division de 2 métriques, il faut que la consolidation réalise la division de la somme de ces 2 métriques, et non une simple somme de tous les ratios.

Pour cela, il est préférable de renseigner le calcul des ratios via le tableau croisé dynamique et non dans la plage de données. Ceci peut se faire avec les « Options du tableau croisé dynamique » > « Formules » > « Champ calculé ».

Une fenêtre s’ouvre alors avec les différentes métriques (champ) à utiliser pour le calcul du ratio (ou tout autre calcul). Une fois le calcul renseigné, toute consolidation se fait alors en prenant en compte cette règle de calcul pour avoir des résultats interprétables.

Pour + d’infos :

– Les fonctionnalités des tableaux croisés dynamiques